Auswirkungen des Datenschutzes auf das Archivwesen in derBundesrepublik. Themen: Der Erhebungsbogen gliedert sich in 7 Abschnitte: 1.) Auswirkungen des Datenschutzes auf das Archiv: Behinderung dereigenen Arbeit durch die gesetzlichen Regelungen des Datenschutzes;befürchtete Beeinträchtigung der Archive für den Fall einer Ausweitungder datenschutzrechtlichen Bestimmungen, auch auf "Akten"; wahrgenommeneTendenz zu einer "Überregelung"; derzeitige Auswirkungen desDatenschutzes auf das Archiv; erfolgte Verweigerung der Benutzung vonArchivalien durch Dritte aufgrund der Datenschutzgesetze. 2.) Rechtliche Regelung der Übernahme von Behördenschriftgut bzw.Registraturgut in das Archiv: Art der Rechts- oderVerwaltungsvorschriften, aufgrund dessen das Schriftgut archiviert wird;Art des Schriftgutes, das nicht übernommen werden darf; treuhänderischeAufbewahrung von Behördenschriftgut; Aufgaben und Zuständigkeiten desArchivs; wahrgenommene restriktive Abgabepraxis von Behörden;Übernahmegrenzjahre; Einstellung zur stichprobenweisen Lagerung vonpersonenbezogenen Daten zur Reduzierung eines möglichen Datenmißbrauchs. 3.) Massenakten: Einstellung zur Archivierung von Massenakten(Skala); Verweigerung der Abgabe von Massenakten durch Behörden undÄmter aus Gründen des Datenschutzes; Übernahme von Massenakten innerhalbder letzten 10 Jahre; Beurteilung der eigenen Möglichkeiten für einekontinuierliche Übernahme von Massenakten; Vorhandensein systematischerAufbewahrungs- bzw. Kassationspläne für die Bestände von Massenakten;Interesse an Empfehlungen von Sozialwissenschaftlern für die Anwendungstatistischer Verfahren zur Erlangung repräsentativer Stichproben ausunterschiedlich strukturierten Registraturen; Vorhandenseinstatistischer Zählungen oder Erhebungen seit 1945 in den eigenenBeständen. 4.) Maschinenlesbare Daten: Zugang zu einer Datenverarbeitungsanlage;Anzahl der Beschäftigten mit Erfahrungen in der elektronischenDatenverarbeitung; Kenntnisse über die Art und Menge der zur Zeit in denBehörden anfallenden maschinenlesbaren Daten; Beurteilung derpersonellen und sachlichen Ausstattung des Archivs in Hinblick auf dieArchivierung von maschinenlesbaren Daten; vollständige oderstichprobenweise Übernahme der Daten; Charakterisierung der Bestände;Interesse an weiterer Archivierung; Gründe für noch nicht erfolgte bzw.Gründe für die beabsichtigte Übernahme maschinenlesbarer Daten in dennächsten Jahren; Auswirkungen der Verwendung maschinenlesbarer Daten aufden Archivierungsprozeß; Einstellung zu einer Aufbereitung undIntegration von Datensätzen als Archivaufgabe; vermutete zukünftigeBenutzergruppe mit Interesse an den maschinenlesbaren Datenbeständen. 5.) Aufgaben und Arbeitsweise des Archivs: Einschätzung des Archivsals Informations- und Dokumentationseinrichtung; Beurteilungausgewählter Maßnahmen zur Steigerung des Ansehens des Archivs in derÖffentlichkeit (Skala); Art der Übernahmepraxis von Schriftgut durch dasArchiv; Einfluß des Archivs auf die Hinzufügung vonHintergrundinformationen zu den Archivbeständen; Möglichkeiten zurAbschätzung der zukünftigen Bestandsentwicklung; zeitlich beschränkteArchivierung von Dokumenten, deren historischer Wert zumÜbernahmezeitpunkt nicht abschätzbar war; benutzte Instrumente derAktenverzeichnung bzw. Aktenerschließung; Vorhandensein einerBenutzungsstatistik; festgestellte Veränderungen in der Zusammensetzungder Benutzerklientel; Möglichkeit der Klassifizierung der Bestände nachunterschiedlichen Benutzergruppen; wahrgenommene Veränderung in derAufgabenstellung der Archive in den letzten Jahren; Erwartungen an dasFachinformationszentrum Geisteswissenschaften; Sicherung von Schriftgutals primäre Aufgabe. 6.) Benutzungsregelung: Art der Benutzungsordnung; Vorhandensein vonBenutzungsgrenzjahren und Bedingungen für eine Nutzung; Art desSchriftgutes mit Benutzungsgrenzjahren; Zeitpunkt der alleinigenEntscheidung über die Benutzbarkeit; Modalitäten der Bestandsnutzung;Benutzungsordnung und Datenschutz; Zugangsmodalitäten für die Forschung;wahrgenommene Veränderung der Archivaufgabe. 7.) Archivgesetze: Wahrscheinlichkeit des Zustandekommens eines neuenArchivgesetzes; Beurteilung der bisherigen Rechtsgrundlage des Archivs,auch für zukünftige Erfordernisse des Datenschutzes; Einstellung zurFunktion der Archivgesetze, sowohl dem Schutzbedürfnis der Bürger zuentsprechen als auch dem Informationsbedürfnis der historischenForschung entgegenzukommen; wichtigste durch ein Archivgesetz zuregelnde Archivaufgaben; Beurteilung einer Nutzungssperre für dieBehörden nach erfolgter Archivierung; Beurteilung der Realisierbarkeiteines allgemeinen Einsichts- und Auskunftsrechts von Betroffenen;vermutete Anzahl diesbezüglicher Anfragen; Wunsch nach stärkerem Einsatzwissenschaftlicher Nutzer für die Belange des Archivwesens;Vorhandensein von Quellen, die Angaben über Eheschließungen im Zeitraumzwischen 1800 und 1945 enthalten; vorgesetzte Dienststelle; Anzahl undAusbildungsgang der Beschäftigten.

Effects of data protection on the archive system in the FederalRepublic. Topics: The survey questionnaire is organized in 7 sections: 1. Effects of data protection on the archive: hinderance of one´s own work by legal regulations of data protection; feared impairment of archives in case of extension of data protection legal regulations also to ´files´; perceived tendency to ´over-regulation´; current effects ofdata protection on archive; resulting refusal of third parties to usearchive data due to data protection laws. 2. Legal regulation of acceptance of records from authorities ormaterial registered in the archive: type of legal or administrationregulations due to which written material is archived; type of writtenmaterial that can not be accepted; preservation of written material intrust for authorities; tasks and responsibilities of the archive;perceived restrictive distribution practice of authorities; time limitto acceptance; attitude to storage of personal data on a random basisto reduce a possible data misuse. 3. Mass records: attitude to archiving mass records (scale); refusalby authorities and offices to provide mass records for reasons of dataprotection; acceptance of mass records within the last 10 years;judgement on one´s own possibilities of continuous acceptance of massrecords; presence of systematic plans for preservation or annulment ofmass record holdings; interest in recommendations of social scientistsfor the use of statistical procedures to obtain representative samplesfrom registries of different structure; presence of statisticalcensuses or surveys since 1945 in personal holdings. 4. Machine-readable data: access to data processing equipment; numberof employees with experience in electronic data processing; knowledgeabout type and amount of machine-readable data accumulating ingovernment offices at the time; judgement on personnel and actualequipment of archive in view of archiving machine-readable data;acceptance of data, complete or on a random basis; characterization ofholdings; interest in further archiving; reasons for not yet acceptingor reasons for intent to accept machine-readable data in the next fewyears; effects of use of machine-readable data on archiving process;attitude to preparation and integration of data sets as archive task;assumed future user group with interest in machine-readable dataholdings. 5. Tasks and way of working of archive: assessment of archive asinformation and documentation facility; judgement on selected measuresto increase reputation of archive in public (scale); type of acceptancepractice of written material by archive; influence of archive onaddition of background information to archive holdings; possibilitiesto estimate future development of holdings; archiving for a limitedtime documents whose historical value could not be estimated at thetime of acceptance; instruments used to record files or develop files;presence of usage statistics; determined changes in composition ofusers; possibility to classify holdings according to different usergroups; perceived change in task of archives in the last few years;expectations of the technical information center for the humanities;securing written material as primary task. 6. Usage regulation: type of usage regulation; presence of usage timelimits and conditions for use; type of written material with use timelimits; time of sole decision about the usability; modalities of use ofholdings; usage regulations and data protection; access modalities forresearch; perceived change of archive task. 7. Archive laws: probability of a new archive law coming to be;judgement on legal basis of archive up to now and for futurerequirements of data protection; attitude to the function of archivelaws, both to satisfy the need to protect the citizen as well as tomeet the information needs of historical research; most importantarchive tasks needing to be regulated by an archive law; judgement on ausage restriction for authorities after archiving; judgement onpracticality of a general right to access and information for personsaffected; assumed number of such queries; desire for stronger effort onthe part of scientific users for the interests of the archive system;presence of sources containing information on marriages in the timeperiod from 1800 to 1945; superior department; number and course oftraining of employees.

Postalische Befragung

Mail survey

Staatliche Archive sowie kommunaler Archive mit hauptamtlicher oder professioneller Leitung

Government archives as well as municipal archives with full-time or professional management

Auswahlverfahren Kommentar: Totalerhebung